Elektronische handtekening faciliteert transacties op locatie

Net als andere sectoren ondergaat de vastgoedsector een digitale transformatie. De digitale revolutie confronteert bedrijven met nieuwe innovaties zoals papierloos werken en elektronisch ondertekenen.

Werken zonder papier

Papierloos werken is alleen een succes als bedrijven gebruikmaken van de best beschikbare technieken om aan de verwachtingen van klanten te voldoen. In een wereld waar innovaties – bijvoorbeeld op mobiel gebied – integraal onderdeel uitmaken van het dagelijks leven, is het verleidelijk om hierin te snel te gaan. En eigenlijk zijn er geen reden om nog langer af te wachten.

Digitaliseringsslag

Traditioneel is vastgoed een sector waar bergen documenten worden gebruikt voor transacties. In tijden waar papier overal verdwijnt, kiezen ook bedrijven als makelaardijen en woningcorporaties voor het digitaal verwerken van documenten. Ondersteund door aanmoediging vanuit de overheid en de mogelijkheid tot elektronisch verkeer zoals geregeld in de Omgevingswet, neemt dit een grote vlucht. Juridisch geldt dat overeenkomsten in het vastgoed prima via de digitale weg kunnen worden geregeld en dat hierbij dezelfde voorwaarden gelden als in het papierverkeer. In theorie is de digitaliseringsslag dus goed te maken.

Toegankelijk en betrouwbaar

Steeds meer professionals voelen zich aangetrokken door de elektronische handtekening, omdat het eenvoudig toegankelijke en betrouwbare technologie betreft. Niet alleen in makelaardijen wordt steeds meer digitaal ondertekend, maar ook door notarissen die het inmiddels als logische vervanger van de pen zien. Al sinds 2003 is de digitale (PKI) handtekening in Nederland voor de wet gelijk aan een handgeschreven handtekening.

Aanvullende beveiliging door versleuteling

Dankzij PKI kan een elektronische handtekening documenten versleutelen met een cryptografische hash die fraude voorkomt. Daarnaast beveiligt software een elektronische handtekening niet alleen met de opslag van het uiterlijk van de signatuur, maar slaat het ook biometrische data als de druk, lijn en snelheid van de handtekening op. Documenten kunnen zodra ze ondertekend zijn niet meer worden gewijzigd.

Papierberg kan slinken

De elektronische handtekening kan van grote waarde zijn voor makelaars. Het stelt ze in staat zowel werkprocessen als de klantervaring te verbeteren. De papierberg kan enorm slinken, wat niet alleen beter is voor het milieu maar ook kosten bespaart. Daarover gesproken: onthoud ook dat het digitale formaat onnodig reizen en documentverkeer voorkomt. Medewerkers zijn voortaan niet meer gebonden aan een kantoor, maar kunnen mobiel actief zijn. Dit draagt bij aan de productiviteit: de vastgoedfirma kan meer activiteiten aan.

Achterstand inlopen

De elektronische handtekening – en breder beschouwd digitalisering in het algemeen – kan van grote waarde zijn in de wereld van het vastgoed. Als ook professionals in het vastgoed papier vaarwel kunnen zeggen en volledig kunnen overstappen op laptops, tablets en smartphones, dan komen ze tegemoet aan de gedragingen en wensen van hun klanten. Zij beroepen zich immers steeds vaker op online diensten en verwachten daarin een toenemende mate van responsiviteit.